1.1 Les présentes Conditions Générales de Prestations (CGP) sont applicables à toutes prestations communes effectuées par IZENCIA (ci-après les « Prestations ») pour le compte du Client. Elles sont complétées, le cas échéant, par des conditions particulières en fonction des prestations ou interventions réalisées par IZENCIA (ex : maintenance/infogérance, assistance technique, développement spécifique, formation, hébergement et data center).
1.2 Les présentes Conditions Générales de Prestations, les Conditions Particulières spécifiques figurant dans le devis et le devis établi par IZENCIA forment l’intégralité du contrat conclu entre IZENCIA et le Client (ci-après le « Contrat ») et se substituent à tous autres accords éventuels, oraux ou écrits. Toute dérogation aux présentes CGP, et notamment les conditions générales d’achat du Client, sont dépourvues de tout effet juridique, sauf accord préalable et écrit de IZENCIA.
1.3 Toute commande d’un Client implique son adhésion entière et sans réserve aux CGP et aux Conditions Particulières.
1.4 Le fait que IZENCIA ne se prévale pas à un moment donné de l'une quelconque des présentes CGP ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l'une quelconque desdites conditions.
1.5 IZENCIA se réserve la faculté de modifier ses CGP à tout moment sous réserve d'en informer individuellement le Client.
2.1 Toute demande de Prestations émanant d’un Client donnera lieu à l’établissement par IZENCIA d’un devis définissant les Conditions Particulières d’exécution desdites Prestations, offre établie sur le fondement des besoins exprimés par ledit Client.
2.2 Toute commande du Client se matérialisera par l’envoi à IZENCIA d'un bon de commande établi par le Client et faisant référence au devis. Toute acceptation intégrale d’un devis proposé par IZENCIA et régularisé par le Client vaut commande. Les commandes ne sont définitives qu'après réception et confirmation par IZENCIA par tout moyen de son choix (courrier, télécopie, courriel...).
2.3 Si le versement d’un acompte est convenu entre les parties, la commande n’est enregistrée et confirmée par IZENCIA qu’après versement et encaissement de cet acompte. En cas d’annulation de la commande, l’acompte versé à la commande sera, en tout état de cause acquis à IZENCIA, sans que cet acompte ne valle renonciation du droit de IZENCIA à poursuivre l’exécution forcée de la commande, le paiement intégral de la commande et/ou toute demande de dommages et intérêts en réparation du préjudice subi par IZENCIA.
2.4 À défaut de confirmation de la commande selon les modalités définies ci-dessus dans un délai de quatre (4) semaines à compter de la date d'envoi du devis, ce dernier sera réputé caduc.
IZENCIA a communiqué au Client, avant l’acceptation de la commande, l’ensemble des informations dont elle dispose et dont l’importance est déterminante pour le consentement du Client et l’ensemble des conseils et mises en garde associés tels que :
- la nécessité de respecter des prérequis techniques ;
- la nécessité de disposer de personnel disposant des compétences adaptées à l’offre retenue ;
- la nécessité pour le Client de choisir le niveau de service qui lui est adapté lorsque l’offre en comporte plusieurs ;
- les risques inhérents à l’installation, l’intégration ou le paramétrage d’un système d’information qui peut parfois nécessiter des itérations ;
- obsolescence possible des matériels et logiciels lesquels ont nécessairement une version à durée limitée ;
- la nécessité de disposer d’un service de maintenance et que le défaut de maintenance est un risque majeur pour le Client ;
- la nécessité dans certains cas d’acquérir des licences auprès de tiers, la liste de ces licences étant communiquée au Client avant l’acceptation des CGP.
A défaut, il appartient au Client d’interroger IZENCIA sur l’existence ou non de progiciels ou logiciels pour lesquels l’acquisition de licences tiers serait nécessaire ;
- la nécessité, dans certains cas, de satisfaire à des obligations propres au Client ou à son secteur d’activité, obligations qui relèvent de sa seule et unique responsabilité ;
- de satisfaire à des démarches préalables auprès d’un organisme ou d’une autorité compétente.
4.1 Toute modification dans la prestation de service demandée par le Client ne sera prise en compte par IZENCIA qu’à compter de la réception de l’acceptation écrite, dans un délai suffisant, d’un devis complémentaire.
4.2 Sans préjudice de ce qui précède, en cas de dépassement du devis initial en cours de réalisation de la prestation, soit du fait d’une demande supplémentaire du Client, soit d’un surcroît effectif de travail non initialement prévu, IZENCIA avertira le Client par tout moyen suffisamment probant et adapté à la situation, et celui-ci confirmera, le cas échéant, s’il entend poursuivre l’exécution de la mission confiée.
4.3 A défaut du refus exprès du Client dans les sept (7) jours suivant l’envoi du courrier, ou autre moyen, par IZENCIA, la poursuite de la mission incluant le dépassement sera présumée avoir été acceptée par le Client.
4.4 En cas d'annulation de commande en cours de réalisation, l'intégralité des sommes engagées et des temps d’ores et déjà consacrés aux prestations seront immédiatement exigibles. En outre, le Client devra verser, également sans délai, une indemnité équivalente à 10 % de la commande initialement prévue à titre de dommages et intérêts.
5.1 Le Client s'engage à mettre à la disposition de IZENCIA, et ce dans les meilleurs délais, l'ensemble des données nécessaires ou utiles à IZENCIA pour assurer les Prestations dont cette dernière a la charge.
5.2 Le Client s'engage également à obtenir auprès des éditeurs des progiciels toutes autorisations nécessaires pour que IZENCIA puisse licitement les utiliser aux fins du Contrat. Le Client s’engage à ne pas faire réaliser par IZENCIA des Prestations pour lesquelles il ne disposerait pas de tous les droits et autorisations nécessaires à leur réalisation.
5.3 Le Client s’engage à assurer à IZENCIA, dans la mesure où ils lui sont nécessaires pour l’exécution de ses prestations :
- le libre accès aux locaux aux jours et heures habituels de travail du Client et/ou à la demande expresse de IZENCIA en dehors desdits jours et heures ;
- le libre accès aux systèmes d’information, systèmes de communication électronique, configurations, et matériels nécessaires à la réalisation des Prestations.
5.4 Le Client s’engage à informer sans délais IZENCIA de toute modification ou évolution des équipements et des applications de son système d’informations, ou des outils de connexion à son système d’information, telles que les montées de versions ou l’installation de nouvelles applications.
5.5 Le Client reconnaît l’importance primordiale de sécuriser son système informatique, notamment en termes d’accès logique et/ou physique, de confidentialité, d’intégrité et de sauvegarde des données, et prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la conservation, la sauvegarde et la sécurité de son infrastructure informatique, dont il conserve la charge et la responsabilité.
5.6 Le Client s'engage à collaborer de bonne foi avec IZENCIA afin de lui permettre de pouvoir exécuter l'ensemble des Prestations dont elle a la charge dans les conditions contractuelles. Il s'engage par ailleurs à s'assurer de la coopération de son personnel et du personnel de tout prestataire tiers dont l'intervention est requise pour la réalisation des prestations objet de la commande. A titre d’exemple, le Client s’engage à fournir à IZENCIA l’ensemble des identifiants et mots de passe nécessaires au bon déroulement de sa prestation.
5.7 Le Client s'engage à effectuer l'ensemble des formalités administratives nécessaires à l'exploitation des fichiers et données dont il est propriétaire, telles que les déclarations à la CNIL de fichiers et à respecter l’ensemble des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnels (RGPD) et notamment celles visées par le Règlement Européen n°2016/679 du 27 avril 2016.
5.8 Les logiciels spécifiques dont le Client est titulaire des droits de propriété intellectuelle y afférents restent la propriété exclusive du Client. Toutefois, le Client concède à IZENCIA, à titre gratuit et pour toute la durée d'exploitation du Système informatique et pour le périmètre géographique prévue à la commande, le droit d'utiliser ces logiciels spécifiques aux seules fins de l'exécution des prestations au titre du Contrat.
5.9 Le Client s’engage à suivre scrupuleusement les recommandations techniques émises par IZENCIA à l’occasion de la délivrance de ses prestations. A défaut, IZENCIA ne saurait être inquiétée ou recherchée en raison de l’inobservation par le Client de tout ou partie desdites recommandations. Dans ce cas, le Client supportera seul les éventuelles conséquences dommageables et s’interdit tout recours à l’encontre de IZENCIA de ce chef.
6.1 IZENCIA effectue les Prestations, conformément aux présentes Conditions Générales de Prestations et aux Conditions Particulières, et à leurs avenants éventuels, à l'exclusion de tout autre document.
6.2 IZENCIA s'engage, par ailleurs, à respecter les conditions d'utilisation des matériels et progiciels émanant du Client ou des fournisseurs/éditeurs desdits matériels et progiciels et qui ont été communiqués à IZENCIA au préalable.
6.3 Le Client reste le maître d’ouvrage des prestations prévues à la commande ou au devis, même s’il ne dispose pas de direction des systèmes d’information ou de télécommunications. Si le Client ne dispose pas des compétences nécessaires, il est conseillé de recourir aux services d’un maître d’ouvrage délégué compétent ou se faire assister en conséquence.
6.4 IZENCIA est maître d’œuvre et assume la responsabilité de ses seules prestations. Si, au cours de l’exécution des présentes, IZENCIA venait à devoir assumer d’autres responsabilités, notamment en termes de pilotage de projet, il conviendra de :
- définir des règles de gouvernance ;
- conclure un mandat de gestion permettant de définir l’attribution des rôles respectifs de chacune des parties concernées ;
- permettre un accès physique et logique aux équipements concernés.
6.5 Au regard de la nature spécifique des prestations fournies par IZENCIA, et des contraintes techniques propres à celles-ci, le Client s’engage à fournir à IZENCIA, préalablement à toute intervention de celle-ci, toutes données et informations relatives :
- à la définition de ses besoins et à la finalité précise des Prestations sollicitées ;
- à l’état des équipements sur lesquels les Prestations sont destinées à être effectuées, le Client devant notamment porter à l’attention de IZENCIA toutes précisions sur (i) l’état de vétusté, (ii) tout défaut et/ou (iii) toute fragilité structurelle de ses équipements.
Le Client reconnaît le caractère essentiel de cette obligation mise à sa charge, les informations qu’il lui incombe de fournir étant nécessaires à IZENCIA pour définir dans la commande la nature précise des Prestations et leurs modalités d’exécution.
6.6 Sauf mentions particulières, le calendrier d’intervention a un caractère indicatif, IZENCIA s’engageant expressément à mettre tous moyens en œuvre pour le respecter, sauf cas de force majeure ou fait du Client. Ce calendrier est fixé d’un commun accord entre les parties selon les besoins du Client et les disponibilités de IZENCIA.
Les délais de fourniture éventuellement mentionnés dans les Conditions Particulières sont donnés à titre indicatif et sans garantie. Ces délais dépendent notamment de la disponibilité des produits chez les fournisseurs de IZENCIA. Le Client autorise IZENCIA à procéder à des livraisons partielles. Les retards éventuels ne peuvent donner lieu à dommages et intérêts, indemnités, pénalités ou retenues à titre direct ou indirect sauf dispositions particulières spécifiées.
Les produits et prestations sont fournis au lieu indiqué dans les Conditions Particulières.En tout état de cause, le Client a l’obligation de prendre toutes dispositions pour permettre la réalisation des Prestations à la date convenue et telle que visée aux Conditions Particulières. Au cas où les Prestations ne pourraient être effectuées du fait du Client ou seraient interrompues puis reprises, ledit Client assumera la charge de l’ensemble des frais supplémentaires de déplacement et de main d’œuvre qui seraient engagés par IZENCIA.
6.7 Le Client est informé que IZENCIA n’est pas responsable de la qualité, de la disponibilité et de la fiabilité des réseaux de télécommunications, quelle que soit leur nature, en cas de transport de données ou d’accès Internet.
6.8 Toute commande d’une prestation de formation étant définitive et irrévocable, toute demande d’annulation ou report de la date d’exécution de la formation commandée par le Client doit être soumise à l'acceptation de IZENCIA. A défaut l’intégralité du prix de la formation reste dû (en ce y compris les frais de déplacement et d’hébergement).
7.1 La recette est l’acceptation par le Client de la conformité des Prestations aux engagements de IZENCIA.Les Prestations doivent faire l’objet d’une recette. Les modalités spécifiques de la recette sont définies dans les conditions particulières s’il y a lieu.
7.2 Toutes réserves éventuelles et/ou réclamations devront impérativement être formulées, par écrit, dans le délai de huit (8) jours calendaires suivant l'achèvement de la Prestation en cause, sous peine d'irrecevabilité. Passé un délai de 8 jours calendaires après livraison du matériel et/ou de la prestation, ou d’un élément quel qu’en soit la nature (programme, rapport, note, document, logiciel, etc.) et sans réaction du Client ledit élément sera considéré comme valablement recetté. Dans tous les cas, et nonobstant le délai susvisé, la mise en œuvre ou l’exploitation de l’élément par le Client avant ce terme vaut acceptation sans réserve par le Client.
L'ensemble des matériels et/ou des licences de logiciels fournis au Client dans le cadre des Prestations demeurera la propriété de IZENCIA jusqu'à encaissement effectif de l’intégralité du prix dû par le Client.
9.1 Les Prestations seront facturées sur la base des tarifs définis dans la proposition tarifaire établie par IZENCIA pour le client. Les prix sont définis en euros hors taxes et majorés des taxes, notamment de la TVA en vigueur au jour de la facturation.
9.2 Délai de paiement : Les factures établies par IZENCIA au titre de l’exécution des Prestations seront payées par le Client au comptant sauf dérogations stipulées dans les Conditions Particulières.
9.3 En cas de délai de paiement, le défaut de paiement de l’une des échéances à son terme entraînera de plein droit l’exigibilité de l’intégralité de la somme due, tant en principal qu’en intérêts.
9.4 Les frais de livraison, d’installation, de transport, de poste, de télécommunications, de déplacements et séjours seront facturés selon les modalités visées dans la proposition tarifaire.
9.5 Intérêts de retard et indemnité de recouvrement : Le défaut de paiement par le Client, des sommes dues à échéance, entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable, du seul fait de l’arrivée du terme, l’exigibilité immédiate des sommes dues ainsi que la facturation des intérêts de retard de paiement calculés sur la base du taux de refinancement de la BCE, et les taux de droit applicables, majorés de 10 points de pourcentage correspondants, exigible le jour suivant la date d’échéance figurant sur la facture, sans préjudice de la suspension des Prestations jusqu’au complet règlement.
9.6 Le montant minimum de l’indemnité forfaitaire est fixé à 40 euros hors taxes.
9.7 Sauf stipulations contraires dans les conditions particulières applicables, la cession des droits de propriété intellectuelle au profit du Client ne s’effectue qu’à compter du parfait paiement des Prestations par le Client, qu’elles soient achevées ou inachevées.
10.1 Il est expressément convenu que IZENCIA est soumis à une obligation de moyens pour l’exécution de ses Prestations. D’un commun accord, les parties conviennent expressément que la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée par le client qu’en cas de faute prouvée.
10.2 La responsabilité de IZENCIA pourra être engagée, dans les conditions de droit commun, à raison des dommages directs et prévisibles subis par le Client.
10.3 Sont considérés comme dommages indirects notamment les pertes de données, de temps, de bénéfices, de chiffre d’affaires, de marges, pertes de commandes, de clients, d’exploitation, de revenus, d’actions commerciales ou encore l’atteinte à l’image de marque, les résultats escomptés et l’action de tiers.
10.4 La responsabilité de IZENCIA est, d’un commun accord, et tous faits générateurs confondus, limitée aux sommes effectivement versées par le Client.
10.5 La responsabilité de IZENCIA ne pourra en aucun cas être engagée si le client n’a pas lui-même respecté l’intégralité de ses obligations, telles que prévues aux présentes Conditions Générales et/ou Conditions Particulières.
10.6 Par ailleurs, le Client devra faire son possible pour prendre les mesures raisonnablement nécessaires à la non-aggravation de son préjudice.
10.7 IZENCIA décline toute responsabilité concernant le préjudice direct ou indirect, matériel ou immatériel, susceptible de résulter de l’intrusion dans le système du Client, ainsi que de l’utilisation dudit système, par des tiers non autorisés, causées par l’inexistence, l’insuffisance ou défaut de respect des procédures de sécurité et de contrôle de l’accès au système dont il préconise la mise en œuvre par le Client.
10.8 La présente clause répartit le risque entre les parties. Les prix convenus reflètent cette répartition du risque et la limitation de réparation qui en résulte.
10.9 La présente clause reste applicable en cas de nullité, de résolution ou de résiliation des présentes CGP.
11.1 Le Client doit veiller à définir et mettre en œuvre une politique de sécurité interne à son établissement afin d’interdire toute intrusion ou utilisation frauduleuse dans son système d’information.
11.2 Le Client doit obligatoirement et notamment mettre en place une solution de sécurisation de son réseau et de ses équipements, mise régulièrement à jour, composée au minimum d’un pare feu.
11.3 Le Client doit également définir et appliquer une stratégie de sécurité rigoureuse dans ses établissements, se traduisant pour les utilisateurs par les obligations suivantes :
- interdire aux personnes non autorisées l’accès physique aux équipements ;
- conserver en lieu sûr et non accessible aux tiers les informations confidentielles relatives aux équipements installés (paramétrages, configuration, identifiants, mots de passe, etc.) et ne les communiquer qu’aux seules personnes autorisées ;
- saisir des identifiants/mots de passe personnels à compter de la recette des équipements et/ou à la première utilisation ;- changer régulièrement le(s) mot(s) de passe de l’administration du système ;
- veiller à ne jamais communiquer les mots de passe (autres personnes/collègues, etc.) ;
- veiller à verrouiller au besoin le poste en dehors des périodes d’utilisation (vacances, week-ends, etc.).
12.1 IZENCIA est seule responsable du personnel affecté par ses soins à l'exécution des Prestations.
12.2 IZENCIA a la faculté de sous-traiter tout ou partie des Prestations, sous réserve d'en informer le Client, IZENCIA demeurant néanmoins responsable de la bonne exécution desdites Prestations.
12.3 Afin que IZENCIA puisse s'assurer du respect par son personnel et ses sous-traitants éventuels des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur sur le site du Client, celui-ci s'engage à en communiquer la teneur à IZENCIA avant son intervention.
Les parties conviennent que tout document ou correspondance sous forme électronique échangés entre les parties, ainsi que les journaux, registres et logs de connexion informatiques, seront validement considérés comme les preuves des communications intervenues entre les parties. Les parties conviennent d’informer leurs collaborateurs de la validité de ces preuves de communications.
De convention expresse, IZENCIA et le Client s'engagent respectivement à tenir pour strictement confidentiels les informations, documents, savoir-faire..., de quelque nature qu'ils soient, auxquels ils seront susceptibles d'accéder dans le cadre de la mise en place et l'exécution des Prestations, et à ne les divulguer à quiconque, ni lors de l'exécution, ni après la terminaison dudit Contrat. Chacune des Parties répond de ses préposés ou sous-traitant comme d’elle-même.
Cette obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations relevant du domaine public ou qui deviennent publiquement disponibles sans que IZENCIA et/ou le Client aient contrevenu à cette confidentialité.
IZENCIA se réserve le droit de suspendre ou d’interrompre tout service en cas de retard ou de d’absence de paiement du Client. Dans ce cas, après une relance écrite restée infructueuse, le Client est informé par écrit et 48 heures à l’avance de la mise en œuvre du principe de l’exception d’inexécution.
En outre, IZENCIA aura la faculté de résilier tout contrat ou toute commande, sans préavis, sans indemnité et aux torts exclusifs du Client, en cas de manquement grave par celui-ci aux obligations mises à sa charge et, notamment, en cas de manquement au paiement du Prix des Prestations, conformément aux termes de la commande et de l'article 9 "TARIFS" des présentes Conditions Générales.
La résiliation sera acquise de plein droit deux semaines après l'envoi d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception restée sans effet. Outre le règlement de l'ensemble des factures émises par IZENCIA en vertu du Contrat, le Client sera également tenu d'acquitter le solde du Prix non facturé à la date de résiliation dans le délai de 15 jours suivant celle-ci.
Le Client autorise expressément IZENCIA à nommer sa marque et son nom commercial à fin de citation de référence dans ses documents commerciaux, sauf refus exprès du Client notifié par courrier à IZENCIA.
Jusqu’à l’expiration d’une période de dix-huit (18) mois, à compter de l’expiration des Prestations, le Client s’interdit de solliciter, directement ou indirectement, les services d’aucun salarié ou consultant indépendant liée à IZENCIA.
Les présentes Conditions Générales sont régies par le Droit Français. En cas de litige lié à l’interprétation et/ou l’exécution du Contrat, des présentes conditions Générales et/ou des Conditions Particulières, les parties conviennent de rechercher une solution amiable. Si un accord ne pouvait être obtenu, le litige considéré serait alors soumis à la compétence du Tribunal de Commerce dans le ressort duquel le siège social de IZENCIA est situé.