Si vous êtes capable d’avancer un montant sans hésiter, vous êtes une exception !
Et c’est intéressant en soi parce que cela signifie que vous vous êtes déjà posé cette question, sans doute parce que vous avez eu le sentiment, à un moment ou à un autre, que votre informatique vous coûtait cher – « trop » s’entend…
Ce sentiment est largement partagé. Pourtant, la majorité des dirigeants de PME ne savent pas exactement combien coûte l’informatique de leur entreprise. Cela s’explique assez facilement :
- Les dépenses informatiques sont ventilées entre plusieurs postes comptables ce qui empêche d’avoir une vue d’ensemble.
- Toujours d’un point de vue comptable, ces dépenses n’ont pas toutes le même statut : les achats de matériel informatique, par exemple, sont des dépenses d’investissement et s’amortissent sur plusieurs années, alors que le même matériel en leasing, location ou crédit-bail n’est pas considéré comme de l’investissement.
- Le périmètre des dépenses IT a considérablement évolué au fil du temps. Ainsi, l’équipement des salariés en smartphone, la prise en charge de tout ou partie de leur forfait de téléphonie mobile font-ils ou non partie des dépenses informatiques ? Quid de l’abonnement Internet des salariés en télétravail ?
Ces quelques exemples suffisent à comprendre qu’il n’est pas si aisé de mettre un chiffre global en face de ce que recouvre vraiment l’informatique d’une entreprise.
Si vous voulez savoir combien vous coûte votre informatique, la première chose à faire est de lister et faire la somme de toutes les dépenses qui s’y rattachent, en vous basant sur les chiffres de votre dernier exercice ou des deux derniers.
Voici tout ce que vous devez prendre en compte :
- Personnel : salaires du service informatique interne et/ou prix du personnel en régie.
- Matériel : tous les achats de serveurs, postes de travail, terminaux mobiles (smartphones et tablettes), équipements de réseau, ainsi que les contrats de maintenance/assurance associés à tous ces équipements.
- Logiciels : les achats de licences et de maintenance/support technique associés ; les abonnements/souscriptions à des applications SaaS.
- Télécoms : les lignes téléphoniques et accès internet, ainsi que les abonnements mobiles des collaborateurs.
- Hébergement et infogérance : les serveurs externes hébergeant des applications, les services de sauvegarde et de stockage, les contrats des prestataires informatiques.
- Achats de prestations de personnel externe : installation de matériel, paramétrage de logiciels, migration de données…
Cet inventaire sur un ou deux exercices vous fournit un montant global. Il vous donne également une idée de la répartition entre les dépenses récurrentes, ponctuelles et exceptionnelles. C’est aussi bien souvent l’occasion de découvrir que vous payez pour des logiciels, des matériels ou des services que vous n’utilisez pas ou plus. Ne dites pas que ce n’est pas possible : ces dépenses inutiles existent dans quasiment toutes les entreprises ! Les montants en jeu ne sont pas forcément importants. Encore faut-il les identifier et les éliminer.
Après cet exercice, vous y verrez plus clair. Connaîtrez-vous pour autant le véritable coût de votre informatique ? La réponse est non.
Ce qui vous donne le sentiment que votre informatique vous coûte très/trop cher ce n’est pas tant la somme que vous y consacrez en euros chaque année que les pannes, les indisponibilités, les pertes de données et autres dysfonctionnements informatiques qui se traduisent par :
- l’impossibilité matérielle pour vos équipes de travailler normalement – c’est-à-dire en ayant accès à tous les outils informatiques et ressources numériques qui leur permettent de s’acquitter de leurs tâches ;
- Une exaspération de vos collaborateurs qui ne peut qu’aller croissant si ces incidents se renouvellent fréquemment ;
- Une mobilisation de votre service informatique pour résoudre ces problèmes et assister les utilisateurs affectés ;
- Des pertes de temps dues à une mauvaise utilisation des outils numériques ;
- Des retards dans l’adoption des nouveaux usages et modalités de travail ;
Tout cela a pour conséquence une perte de productivité qui, quel que soit votre secteur d’activité, a un impact négatif sur la capacité de votre entreprise à servir ses clients et, in fine, sur son chiffre d’affaires et sa capacité à investir pour continuer à se développer.
Ces coûts indirects sont difficiles à quantifier parce qu’ils sont diffus. Ils n’en sont pas moins réels et affectent les performances et les résultats de votre entreprise. Si vous vous êtes intéressé à cette question, il y a des chances que vous soyez tombé sur cette information reprise dans d’innombrables articles depuis des années : « les problèmes informatiques font perdre 109 heures de travail par an à chaque employé. »
Faut-il y accorder foi ? Pas si on remonte à la source : un sondage de 2013 auprès d’un échantillon de 1015 personnes représentatif de la population française et possédant un ordinateur. L’échantillon n’est pas donc pas représentatif des entreprises françaises, a fortiori des PME et de leurs salariés – sans compter que le sondage en question commence sérieusement à dater…
Pour sujet à caution que soit ce chiffre, il a au moins le mérite d’interpeller et d’inviter chaque PME à tenir le compte du temps que lui font perdre les dysfonctionnements et insuffisances de leur système d’information et infrastructure informatique. La conversion de ce temps perdu en salaire est un moyen simple de mesurer ce que vous coûte indirectement votre informatique et de quantifier la perte de CA qui lui est imputable.
La conséquence d’une infrastructure informatique qui ne rend pas les services attendus est une multiplication des dépenses imprévues : remplacement de matériel non anticipé, interventions d’urgence, etc. Ces dépenses sont loin d’être anodines et leur récurrence explique pour beaucoup le sentiment des patrons de PME que l’informatique coûte cher et de plus en plus cher. D’après une enquête de 2018 auprès de responsables informatiques de PME, la résolution des problèmes IT représentait en moyenne 56 % du budget informatique réel des entreprises interrogées, soit 227 000 euros par an*
Est-ce que vous jugeriez acceptable que les réparations de votre voiture représentent plus de la moitié de votre budget automobile annuel ? Il est assez probable que vous envisageriez plutôt de changer de voiture. Le bon sens voudrait que vous abordiez l’informatique de votre entreprise avec la même logique. Cela vous permettrait d’éliminer une grande partie des dépenses qu’engendrent inévitablement un parc informatique obsolète et des logiciels dépassés qui non seulement ne rendent pas les services que vous, vos équipes et vos clients en attendez, mais qui vous coûteront toujours plus cher sans que la situation s’améliore pour autant.
Vous lirez un peu partout que le budget informatique des entreprises françaises représente entre 1 % et 9 % de leur chiffre d’affaires. Ces chiffres circulent eux aussi depuis 2013 et leur source s’est perdue dans les sables… De plus, l’écart de 1 % à 9 % est tellement considérable que cela ne vous est pas d’une grande aide pour savoir si votre entreprise est ou non « dans la norme », compte tenu de sa taille, de son âge, de son secteur d’activité, de son environnement concurrentiel.
Rapporter vos dépenses informatiques réelles (en tenant compte de tout ce que nous avons évoqué précédemment) à votre chiffre d’affaires ne vous dit strictement rien de l’adéquation entre votre informatique actuelle et les besoins effectifs de votre organisation. Un pourcentage dans le bas de la fourchette peut aussi bien être le signe d’une infrastructure IT optimisée que d’un retard préjudiciable dans la numérisation de vos processus métiers. Les conséquences ne sont évidemment pas les mêmes…
Pour bien connaître les problématiques informatiques des PME, nous savons que ce qui vous importe, en tant que chef d’entreprise, est de pouvoir vous appuyer sur une informatique fiable, adaptée à vos enjeux et prévisible en termes de coûts.
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* Enquête sur les problématiques des PME en matière d’informatique réalisée pour Konika Minolta en août 2018 en partenariat avec Opinium. L’enquête a été menée auprès de 815 cadres informatiques décideurs de petites et moyennes entreprises (de 30 à 250 employés) dans 4 pays : France, Allemagne, Royaume-Uni et États-Unis.